Notulen ALV 15 maart 2021

Notulen algemene ledenvergadering 15 maart 2021 (digitaal)

Van de voorzitter

Sylvia opent de digitale vergadering en heet eenieder van harte welkom. Het doel van deze alv is verantwoording afleggen van het gevoerde (financiële) beleid van het afgelopen, voor ons allen zeer hectische, jaar.

De bestuurssamenstelling is vanaf schooljaar 2020-2021 gewijzigd en bestaat op dit moment uit vijf leden die elk een dag werkzaam zijn voor PLEXS. Vanuit de missie en visie én de vier pijlers van PLEXS hebben we een aantal activiteiten ondernomen en ingespeeld op de actualiteit. Voorbeelden zijn het webinar dat wij begin januari organiseerden over de maatregelen van december (165 deelnemers) en het webinar in maart, samen met de VO-raad en het Examenloket (300 deelnemers).

Ondanks alle beperkende maatregelen is het ons toch gelukt om een van de twee geplande cursussen voor startende eindexamensecretarissen (geheel online) door te laten gaan. Hierbij een oproep aan ervaren eindexamensecretarissen om een bijdrage te leveren aan de vierde cursusdag op 28 juni. Je kunt je aanmelden door een mail te sturen naar bestuur@plexs.info, vermeld hierbij de schoolsoort/stroom waar je expertise ligt. Verder werken we aan een pilot met themabijeenkomsten om ook de gevorderde examensecretaris scholing aan te kunnen bieden.

PLEXS neemt deel aan verschillende, multidisciplinaire werkgroepen die OCW heeft ingesteld bijvoorbeeld de onderwijswerkgroep examens 2021 Onderwijswerkgroep Examens 2021 waarbinnen met alle stakeholder zoals de VO-raad, Inspectie, LAKS, en ook vertegenwoordigers van het hoger onderwijs overlegd wordt over de examenmaatregelen. Daarnaast hebben we deelgenomen aan de werkgroep communicatie examens 2021 en de werkgroep aanvulling servicedocument examens 2021.

Wij proberen daarnaast onze leden actief te betrekken, een voorbeeld is de onlangs gehouden raadpleging over het schoolexamen dit schooljaar. Het forum is de plek waar examensecretarissen elkaar vragen kunnen stellen. Het bestuur reageert niet actief op de vragen maar neemt de vragen wel mee als input voor de bijeenkomsten van de werkgroepen en in de periodieke gesprekken met onze stake holders. Ook op andere gebieden is PLEXS actief, bijvoorbeeld het traject collegiale consultatie examinering voor eindexamensecretarissen.

Notulen alv 2020

Sylvia geeft het woord aan Nelleke (secretaris) voor het volgende agendapunt, de notulen van de alv 2020. Nelleke bedankt Ingrid Veening, de vorige secretaris voor het maken van de notulen. Er zijn geen op- of aanmerkingen bij het bestuur binnengekomen. Daarmee zijn de notulen vastgesteld.

Financiën

Het woord is aan Tom, de penningmeester. Hij geeft allereerst uitleg bij de resultatenrekening en balans 2019. Er zijn geen opmerkingen vanuit de kascontrolecommissie, die dan ook voorstelt om het bestuur decharge te verlenen voor de kascontrole. De alv gaat hiermee akkoord. Ronald Lucassen verlaat na twee jaar de kascontrole. Maurits de Bruin treedt als reserve-lid toe aan de kascontrole voor twee jaar. Tijdens de vergadering biedt Wendy van Capelle (Sint Vituscollege) aan om voor 2020 reserve-lid te zijn en vervolgens kandidaat-commissielid te worden. De vergadering gaat hiermee akkoord.

Vervolgens presenteert Tom de begroting 2020. Uitgangspunt ongeveer 1.000 leden. Een oproep vanuit de ledenadministratie: het PLEXS-lidmaatschap is een persoonlijk lidmaatschap, zeg het op tijd op.

Tot slot het voorstel om de contributie ongewijzigd te laten, met uitzondering van de CBS-index. Als de indexering wordt toegepast, zal het bestuur dat in november/december aan de leden bekendmaken.

Alle aanwezigen gaan akkoord met de financiën zoals gepresenteerd.

Bestuurssamenstelling

Sylvia geeft een toelichting op het schema met de termijnen van de bestuursleden. Om de continuïteit binnen het bestuur te borgen, is gekozen de termijnen aan te passen. Gevolg is dat de termijn van Tom (penningmeester) en Rob afgelopen zijn. Zij stellen zich alle twee herkiesbaar. De alv heeft geen bezwaar en daarmee zijn Tom en Rob voor een volgende periode herbenoemd.

Rondvraag

Rob geeft aan dat er geen vragen voor de rondvraag zijn binnengekomen via de mail. Tijdens de alv zijn de volgende vragen gesteld:

Kan de cursus voor startende eindexamensecretarissen niet vaker worden gegeven?

Reactie bestuur: voorlopig niet, mede omdat de ketenpartners beperkt zijn in hun tijd.

Kunnen de PLEXS-activiteiten ook op andere dagen dan de maandag worden gehouden?

Reactie bestuur: de maandag=PLEXS-dag is een bewuste keuze. Het is duidelijk naar de leden en op school kan de eindexamensecretaris op deze middag worden vrijgeroosterd.

Opmerkingen over dit congres:
- Krijgen leden een mailbericht als de PPT’s op de website staan?

Reactie bestuur: wij sturen niet een apart mailbericht maar zullen, als de meeste PPT’s zijn ontvangen, dit aan leden bekendmaken via social media en de nieuwsbrief.

Dank voor de goede organisatie.

Op het forum zal een topic met de naam ´congres 2021´ worden geopend. Als je vragen hebt, ook voor de ketenpartners, kun je die hier plaatsen. Wij sturen de vragen door.