Notulen algemene ledenvergadering 7 maart 2022

1.          Opening

De voorzitter, Sylvia Spaans-Touw, opent de algemene ledenvergadering en heet eenieder van harte welkom. Het doel van deze alv is onder andere verantwoording afleggen van het gevoerde (financiële) beleid van het afgelopen jaar.

2.          Jaarverslag door de voorzitter

Na de RV-toets in 2020 en in 2021 een bijzonder centraal examen vanwege een aantal maatregelen, hebben we ook in 2022 weer een bijzonder examenjaar. Gelukkig wel met (bijna) dezelfde maatregelen als in 2021.

Het bestuur bestaat momenteel uit vijf leden die elk een dag werkzaam zijn voor PLEXS. Het voorzitterschap is in handen van Sylvia, Tom is penningmeester, Nelleke secretaris, Rob en Leon beheren de website en zorgen voor de communicatie via de social media. Leon en Nelleke zijn aftredend.

Op dit moment hebben we 950 leden, we groeien nog steeds. Twee jaar geleden is het meerjarenbeleidsplan met de missie en visie vastgesteld. Vanuit deze missie en visie is bij de oprichting van PLEXS een aantal doelen verwoord, beschreven in vier pijlers die de basis vormen voor al onze activiteiten:

I Samenwerking en uitwisseling tussen examensecretarissen stimuleren

PLEXS kent diverse vormen van collegiale consultatie bijvoorbeeld het forum op de website waar onderlinge uitwisseling tussen leden kan plaatsvinden. Daarnaast is er op de themadagen in de middag veel ruimte voor collegiale consultatie. Ook ons jaarlijkse congres biedt veel ruimte voor collegiale uitwisseling. Het is daarom ook fijn dat we dit jaar fysiek bij elkaar kunnen komen. Wel met een kleiner aantal deelnemers dan gebruikelijk, wellicht speelt de onzekerheid rond de coronamaatregelen hierbij een rol.
Op 16 februari 2022 heeft PLEXS meegewerkt aan een technisch webinar, door de VO-raad georganiseerd, over implicaties van de maatregelen rondom de examens. Ruim 300 deelnemers bezochten dit webinar.

II Ontwikkelen van opleidingsmogelijkheden voor examensecretarissen

Wat de opleidingsmogelijkheden betreft konden we weer twee cursussen voor startende examensecretarissen organiseren. Helaas moest een (klein) deel van de cursus toch online plaatsvinden. Op de vierde dag van deze cursus is er altijd een gesprek met een tweetal ervaren examensecretarissen. We zijn bezig een pool op te zetten die bestaat uit een aantal examensecretarissen die op deze dag een bijdrage kunnen leveren. Heb je belangstelling? Mail dan naar bestuur@PLEXS.info en geef aan bij welke schoolsoort jouw expertise ligt.
Ook het jaarlijkse congres met drie rondes workshops en een inleiding, biedt mogelijkheid tot scholing en training. Dit jaar zijn wij gestart met het organiseren van themadagen, een dag waarop een bepaald thema centraal staat en deelnemers zich kunnen verdiepen. Het plan was drie verschillende thema’s aan te bieden maar er waren zoveel aanmeldingen dat we hebben besloten alle drie dagen voor eenzelfde thema te reserveren, namelijk het PTA en de kaders en ruimte binnen de kaders. In 2022-2023 plannen we ook een aantal themadagen. Een mogelijk onderwerp is de examencommissie. Hoewel PLEXS een vereniging van examensecretarissen is, zien we dat in de meeste gevallen de examensecretaris ook lid is van de examencommissie. Daarom is het onderwerp zeker geschikt voor een themadag. Heb je meer of andere ideeën voor een volgende themadag? Mail die dan naar bestuur@PLEXS.info.

III Gesprekspartner voor organisaties in de examenketen

Periodieke overleggen met (keten)partners bijvoorbeeld over het servicedocument, de protocollen maar ook over de postverzending met PostNL. Weliswaar geen ketenpartner maar wel heel belangrijk in de examenketen. Daarnaast nemen we deel aan diverse werkgroepen bijvoorbeeld de Onderwijswerkgroep examens 2022 en de Werkgroep communicatie examens 2022 waar het servicedocument en de FAQ worden besproken. Sinds dit schooljaar is PLEXS, naast het ambtelijk overleg, ook betrokken bij het bestuurlijk overleg over de examens 2022. Iets waar we trots op mogen zijn.

IV Positionering van de examensecretaris in de schoolorganisatie

Bij de vernieuwing van het Eindexamenbesluit heeft PLEXS zich sterk gemaakt om de positionering van de examensecretaris te verbeteren. Constateer je knelpunten in de wet- en regelgeving die jouw taak als examensecretaris bemoeilijken, dan kun je dat laten weten door een mail te sturen naar bestuur@PLEXS.info. Jullie input kan voor PLEXS belangrijke informatie opleveren.

3.          Verslag alv 15 maart 2021

De voorzitter geeft het woord aan Nelleke (secretaris) voor het volgende agendapunt, de notulen van de alv 2021. Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen bij het bestuur binnengekomen. Daarmee zijn de notulen van de alv uit 2021 vastgesteld.

4.          Financiën 2021

a.      Financieel jaarverslag 2021

Het woord is aan Tom, de penningmeester. Hij geeft allereerst uitleg bij de resultatenrekening en balans 2021. De grootste kostenpost zijn de bestuurskosten, die voornamelijk bestaan uit de salariskosten van de bestuursleden die allen voor 0,2 FTE gedetacheerd zijn bij PLEXS. De kosten van de cursus vielen hoger uit dan begroot vanwege het huren van externe locaties omdat ketenpartners geen groepen konden ontvangen in verband met de coronamaatregelen. De bestaande reserve is voldoende om een jaar zonder inkomsten de lopende kosten te kunnen betalen.

b.     Kascontrole en verkiezing kascontrolecommissie

Er zijn geen opmerkingen vanuit de kascontrolecommissie, die dan ook voorstelt om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De alv gaat hiermee akkoord. Namens het bestuur bedankt Tom de kascontrolecommissie, bestaand uit Maurits de Bruin en Marian de Wit-Zwierenberg, voor al het werk dat zij hebben verricht. Maurits verlaat na twee jaar de commissie, die nu bestaat uit Marian de Wit-Zwierenberg en Wendy van Capelle (reservelid). Heleen Groenestein geeft zich op als reservelid voor 2022 en ‘echt’ lid voor de jaren 2023 en 2024. De alv gaat hiermee akkoord.

5.           Begroting en contributie 2022/2023 e.v.

Tom presenteert de begroting over 2022 en 2023. De kosten van de cursussen, themadagen en het congres zijn geheel doorberekend (kostenneutraal). Maar de toename van de bestuurskosten zijn zodanig dat een verhoging van de contributie noodzakelijk is. Daarom stelt het bestuur voor de jaarlijkse contributie te verhogen van €95 naar €120.

Vanuit de alv komt de opmerking dat voor kleine scholen €120 veel geld is. Tom geef aan dat het lidmaatschap een keuze van de school zelf is. De vraag of de salariskosten van de bestuursleden gebaseerd is op de functie van het bestuurslid op de eigen school, beantwoordt Tom bevestigend.

Volgens het huishoudelijk reglement is jaarlijks indexeren volgens de CBS-norm mogelijk. Tot nu toe is dat niet gebeurd maar het kan zijn dat de inflatie dermate hoog is dat er wel een indexering plaatsvindt voor 2023.  Als de indexering wordt toegepast, zal het bestuur dat in november/december aan de leden bekendmaken.

Tot slot nog een oproep vanuit de ledenadministratie: het PLEXS-lidmaatschap is een persoonlijk lidmaatschap, zeg het op tijd op. En houd de spambox goed in de gaten omdat PLEXS-mail daar soms in belandt.

Alle aanwezigen gaan akkoord met de financiën zoals gepresenteerd.

6.           Bestuurssamenstelling

Sylvia geeft een toelichting op het schema met de termijnen van de bestuursleden. Om de continuïteit binnen het bestuur te borgen, is gekozen de termijnen aan te passen. Gevolg is dat de termijn van Sylvia Spaans-Touw (voorzitter) en Léon Gerdsen afgelopen zijn. Sylvia stelt zich herkiesbaar voor een volgende periode, Léon niet. Daarnaast heeft Nelleke Bouma aangegeven niet langer als bestuurslid beschikbaar te zijn en zal aftreden. Sylvia bedankt Léon (niet aanwezig) en Nelleke voor het werk dat zij de afgelopen jaren hebben verricht en overhandigt Nelleke als dank een bos bloemen.

Naar aanleiding van een oproep in de nieuwsbrief hebben 12 PLEXS-leden zich als kandidaat-bestuurslid opgegeven. Met zes sollicitanten heeft het bestuur gesprekken gevoerd. Het bestuur heeft besloten Maarten Peetsma en Djoke Deinum-Smeding als bestuurslid voor te dragen. De alv stemt met een applaus in met de verlenging van de termijn van Sylvia én de voordracht van Djoke en Maarten. Beiden stellen zich kort aan de alv voor.

7.           Rondvraag

Rob geeft aan dat er twee vragen zijn binnengekomen via de mail. Beide vragen gaan over de taak/functie examensecretaris. Examensecretaris is een taak, geen functie. PLEXS vindt het wenselijk dat de taak examensecretaris een functie wordt. Met een bijbehorende functieomschrijving en een bepaalde salarisschaal. Een punt is dat het werk dat examensecretarissen doen per school anders wordt ingevuld, dat maakt het opstellen van een functie complex. Het maakt scholen minder flexibel bij het inzetten van personeel omdat er een salarisschaal aan een functie wordt gekoppeld. Als het een taak is, kan ook een OOP ’er examensecretaris zijn (wat nu al steeds vaker gebeurd).

PLEXS heeft zich wel ingezet voor de positie van de examensecretaris, zie het Eindexamenbesluit VO. Daarnaast moet de directeur een taakomschrijving voor de examensecretaris opstellen.

Sluiting

Sylvia bedankt eenieder voor de aanwezigheid én de bedankjes voor deze dag die via de chat binnenkomen en sluit vervolgens de alv.