Notulen ALV 10 februari 2020

- Alle regio's

Notulen ALV 10 februari 2020

1. Sylvia opent de ALV om 9.54 uur. Ze heet alle 120 aanwezigen van harte welkom en stelt het bestuur voor.

2. Sylvia kijkt terug op het afgelopen jaar.  PLEXS heeft bijgedragen aan de herstelwerkzaamheden op een school in Amsterdam.

Daarnaast is er ook overleg geweest met verschillende ketenpartners over allerlei zaken die met de examens te maken hebben. Hierbij worden genoemd het overleg met Cito over de adviestabel met betrekking tot het opsturen van het examenwerk als mede de  inleverdata van de Wolfscores. Met OCW is overleg geweest over een verkenning naar digitalisering van examens, tin de zin van het scannen van het examenwerk en het digitaal versturen ten behoeve van de tweede correctie. Dit wordt voorlopig nog niet ingevoerd, er zitten nog veel haken en ogen aan.

Ook is er tijdens de examenperiode overleg geweest met het CvTE over hoe te handelen in verband met de misdrukken bij het centraal examen. PLEXS heeft hierbij meegedacht over een oplossing op de werkvloer.

Met de VO-raad hebben we overleg gehad over de Handreiking positionering examensecretaris, ook hebben we meegedacht over de Handreikingen schoolexaminering en de checklisten. Dit schooljaar bieden we ook weer twee cursussen voor beginnende examensecretarissen aan, deze voorzien, gezien het snel overtekend raken, ook dit jaar weer in een behoefte. Het bestuur van PLEXS is het afgelopen jaar druk bezig geweest met het ontwikkelen van een visie, het vergroten van de zichtbaarheid. We zijn daar in juni mee begonnen op een zogenaamde ‘heidag’ en hebben onze bevindingen in de loop van het jaar verder uitgewerkt in een meerjarenbeleidsplan.

3. Naar aanleiding van het verslag ALV van 11 februari 2019 zijn geen reacties binnen gekomen en daarmee zijn ze vastgesteld. Vanuit de vergadering komt het verzoek naar voren om volgend jaar de notulen mee te sturen bij de bevestigingsmail voor het congres.

4. Ton presenteert het meerjarenbeleidsplan. Hij begint met een terugblik op vorig jaar. Op de heidag is het idee ontstaan dat er meer gestructureerd gewerkt moet worden en zo is het idee ontstaan voor een meerjarenbeleidsplan.

Het bestuur heeft het beleidsplan begin dit jaar vastgesteld en het is sinds vandaag op de website te vinden. De belangrijkste punten uit het beleidsplan worden gepresenteerd:

• De zichtbaarheid van PLEXS wordt vergroot • De juiste activiteiten worden georganiseerd • Er wordt adequaat ingespeeld op actuele ontwikkelingen • De verhouding met ketenpartners moet goed zijn • Het contact met leden moet worden verbeterd • De bedrijfsvoering van het bestuur wordt aangepakt.

Het bestuur legt het volgende voorstel voor aan de ledenvergadering: Het bestuur krimpt naar vijf personen. Er komt een grotere financiële vergoeding per bestuurslid ( 0,2 i.p.v. 0,1 fte per persoon). Daarnaast wordt er gezocht naar externe/interne administratieve ondersteuning. Binnen het bestuur worden projectgroepen gevormd, eventueel aangevuld met mensen van buiten het bestuur.

5. Tom geeft een uitleg bij de cijfers van 2019.  Er zijn geen opmerkingen vanuit de kascontrolecommissie. Commissie stelt voor om het bestuur decharge te verlenen voor de kascontrolecommissie. Vergadering gaat akkoord. Er wordt een nieuwe kascontrole lid gezocht die volgend jaar als reserve lid op wil treden en het jaar daarna plaats wil nemen in de kascontrolecommissie. Maurits de Bruin meldt zich.

6. Tom neemt de begroting door, gaat daarbij uit van meer leden van PLEXS en meer deelnemers aan het congres.  Grootste verschil zit hem in de bestuurskosten, vanaf 1 augustus 5 bestuursleden die voor 0,2 fte betaald worden en  daarnaast voor 0,2 fte een adminstratieve kracht.

Het overzicht van de financiën roept een aantal vragen op bij de aanwezigen: • Gaat de post kantoorartikelen omhoog als je een administratieve kracht inhuurt? Tom denkt dat dit wel meevalt, omdat we bijna alles digitaal doen. • Zijn de bestuurskosten voor 2020 en 2021 te laag ingeschat? Tom ligt toe hoe hij aan deze bedragen is gekomen. • Waarom is het niet mogelijk om als school lid te worden? Plexs doet zaken met personen, wij willen geen zaken doen met een school ( in de zin van een lidmaatschap).

Voorstel om de contributie voor volgend jaar niet aan te passen, behalve met de CBS-index betreffende de inflatie. Als indexering wordt toegepast dan wordt dit in november/december gecommuniceerd.

De aanwezigen gaan akkoord met de financiën zoals gepresenteerd en daarmee ook met het voorstel van het bestuur.

De leden worden opgeroepen om het profiel op de website bij te houden, maar wijzigingen  ook door te geven aan ledenbeheer@plexs.info .

7.  Sylvia neemt afscheid van Ingrid en Ton, die beide aftredend en niet herkiesbaar zijn.

8. Er zijn geen vragen per mail binnengekomen.

 

Tijdens de vergadering zijn er nog wel een paar vragen.

• Naar aanleiding van de verkenning naar het digitaliseren van de examens wordt de vraag gesteld waarom dit nog niet ingevoerd wordt. Er is in overweging genomen om examens te scannen en dan de digitale versie na te kijken. Er wordt nu niet voor gekozen omdat het een enorme administratieve last geeft. Maar ook omdat niet duidelijk is of  werk nog authentiek is. Daarom gebeurt  het op dit moment nog niet, maar blijft het wel in onderzoek.

• Digitaal afnemen van examens havo/vwo. Wat is het standpunt van het bestuur hierin? Het standpunt van het bestuur is niet ter vergadering te geven, aangezien we het daar als bestuur nog niet over gehad hebben.

• Er zijn een aantal opmerkingen over de digitale afname van de kijk- en luistertoetsen.  Het bestuur is niet geconsulteerd over de gewijzigde afname van de kijk- en luistertoets. De versie waarover wordt gesproken is van het commerciële deel van het CITO. Er wordt al over gecommuniceerd op het forum. Het bestuur vraagt Cito BV om een platform in te richten waar docenten hun vragen/opmerkingen kwijt kunnen.

• Er iis een vraag of we een rol kunnen spelen in het digitaal aanleveren van correctiemodel CSPE. Eén van de leden geeft aan dat dit al geleverd schijnt te worden bij zending C.

Sylvia bedankt de aanwezigen en sluit de ALV om 10.59 uur.